Urządzenia wielofunkcyjne można znaleźć zarówno w biurach domowych, małych firmach, jak i dużych przedsiębiorstwach. Są one szczególnie przydatne w firmach, w których pracownicy często muszą drukować, skanować i faksować dokumenty, takich jak agencje nieruchomości lub agencje ubezpieczeniowe. Przy wyborze urządzenia wielofunkcyjnego dla Twojej firmy należy wziąć pod uwagę wiele czynników. Oto, co warto wiedzieć przed dokonaniem zakupu.

Liczba osób, które muszą jednocześnie korzystać z urządzenia

Jeśli chcesz mieć możliwość jednoczesnego drukowania więcej niż jednej kopii dokumentu, potrzebujesz urządzenia wielofunkcyjnego z wieloma podajnikami papieru lub szufladami. Możesz również rozważyć, czy wszyscy w Twojej firmie muszą mieć możliwość jednoczesnego skanowania dokumentów — wpłynie to również na liczbę potrzebnych podajników papieru lub szuflad.

Jeśli pracujesz w małym biurze, kompaktowa drukarka biurkowa będzie dobrze pasować do Twojego miejsca pracy, nie zajmując zbyt wiele miejsca ani nie powodując zbytniego bałaganu — zwłaszcza jeśli ma wbudowaną łączność Wi-Fi dzięki czemu nie musi być nawet fizycznie podłączony do komputera

Co będziesz najczęściej drukował w firmie

Pierwszą rzeczą, o której powinieneś pomyśleć, jest rodzaj dokumentów, które musisz wydrukować — zarówno pod względem objętości, jak i formatu. Jeśli potrzebujesz tylko podstawowego drukowania, monochromatyczna drukarka laserowa będzie dla Ciebie odpowiednia. Ale jeśli potrzebujesz kolorowych wydruków oraz funkcji skanowania, faksowania i kopiowania, prawdopodobnie bardziej odpowiednie będzie urządzenie wielofunkcyjne.

Warto zastanowić się też czy sprzęt będzie używany głównie do drukowania czy kopiowania. Niektóre urządzenia wielofunkcyjne mogą jednocześnie wykonywać tylko jedno zadanie — drukowanie lub kopiowanie dokumentów — podczas gdy inne mogą wykonywać oba jednocześnie, nie spowalniając zbytnio wydajności, nie powodując zerwania połączeń lub innych błędów. 

Urządzenia wielofunkcyjne są poręczniejsze 

Urządzenia wielofunkcyjne są idealne dla małych firm, które często drukują, ale nie wymagają dużej ilości kopii. Są również idealne do małego biura o ograniczonej przestrzeni. Drukarki wielofunkcyjne mogą z czasem zaoszczędzić pieniądze, ponieważ wymagają tylko jednej maszyny zamiast trzech oddzielnych, co eliminuje potrzebę dodatkowej przestrzeni i źródeł zasilania.

Urządzenie wielofunkcyjne może zastąpić inny sprzęt biurowy, taki jak skanery, faksy, kopiarki, plotery i drukarki etykiet. Niektóre modele mogą również zawierać pokrywę skanera na górze urządzenia, dzięki czemu można skanować dokumenty bezpośrednio do komputera lub urządzenia mobilnego bez konieczności wyjmowania ich z pierwotnego miejsca przechowywania.

Jak wybrać urządzenie wielofunkcyjne do firmy

Kiedy prowadzisz firmę, potrzebujesz urządzenia wielofunkcyjnego, które potrafi to wszystko. Od drukowania i skanowania po faksowanie i kopiowanie — potrzebujesz urządzenia, które zaspokoi wszystkie potrzeby Twojej firmy. Ale przy tak wielu opcjach na rynku, jak wybrać odpowiednią dla swojej firmy? Oto kilka rzeczy, o których należy pamiętać przy wyborze urządzenia wielofunkcyjnego dla swojej firmy: 

  • Szybkość drukowania: Jak szybko urządzenie musi drukować? Jeśli drukujesz dużo, potrzebujesz maszyny, która nadąża. 
  • Jakość druku: jakiej jakości potrzebujesz? Jeśli drukujesz materiały marketingowe lub prezentacje dla klientów, potrzebujesz maszyny, która produkuje wysokiej jakości wydruki. 
  • Druk dwustronny: Czy urządzenie może drukować po obu stronach papieru? Może to być duża oszczędność czasu, jeśli Twoja firma dużo drukuje. 
  • Skan: Jakich funkcji skanowania potrzebujesz? Jeśli chcesz skanować duże dokumenty, potrzebujesz urządzenia z wysokiej jakości skanerem. 
  • Faksowanie: Czy potrzebujesz urządzenia, które może faksować? Może to być przydatna funkcja dla firm, które muszą wysyłać i odbierać faksy. 
  • Jakość kopii: Jak dobra musi być maszyna do kopiowania? Jeśli potrzebujesz wysokiej jakości kopii, potrzebujesz maszyny, która sobie z tym poradzi. 

Teraz, gdy już wiesz, czego szukać, możesz rozpocząć zakupy idealnego urządzenia wielofunkcyjnego dla swojej firmy. Przy tak wielu wspaniałych opcjach na rynku, na pewno znajdziesz idealne dopasowanie do swoich potrzeb. 

Proces wyboru składa się z trzech głównych elementów: zrozumienia wymagań dotyczących drukowania, określenia wykorzystania urządzenia oraz określenia budżetu. W połączeniu te czynniki stanowią dobry punkt wyjścia do wyboru odpowiedniej drukarki wielofunkcyjnej do indywidualnych potrzeb. Następnie możesz przejść do rozważenia takich rzeczy, jak koszty utrzymania, funkcje oprogramowania, a nawet względy środowiskowe. Bez względu na rodzaj wykonywanej pracy, Twoje urządzenie wielofunkcyjne musi być w stanie poradzić sobie z obciążeniem pracą i płynnie przejść z przepływem pracy. Zwróć uwagę na funkcje na powyższej liście kontrolnej, zwłaszcza na drukowanie mobilne. Ze względu na możliwości mobilne drukarki wielofunkcyjne oferują również imponujący zestaw wbudowanych technologii, które mogą uprościć wszystkie procesy biznesowe, od skanowania dokumentów po faksowanie

Popularne urządzenia wielofunkcyjne

Na rynku dostępnych jest wiele popularnych urządzeń wielofunkcyjnych, które mogą kopiować, drukować i skanować dokumenty. Urządzenia wielofunkcyjne Brother i HP to dwie najbardziej znane marki w tej dziedzinie, a ich urządzenia są szeroko stosowane zarówno w domach, jak i firmach. Urządzenia Brother są znane ze swojej jakości i niezawodności, podczas gdy urządzenia wielofunkcyjne HP oferują bardziej przyjazną opcję dla budżetu w zastosowaniach biznesowych.