W nowoczesnych firmach stosuje się różnego rodzaju oprogramowania mające na celu usprawnienie pracy, zwiększenie wydajności i efektywności. Kiedy będziemy szukać tego typu rozwiązań, natkniemy się m.in. na systemy ERP i CRM. Co się kryje pod tymi określeniami, do czego służą te programy i czym się między sobą różnią?

Bez względu na to, w jakiej branży działa nasza firma, musimy być otwarci na innowacyjne rozwiązania, które pomogą nam w optymalizacji. Dopasowane do charakteru działalności programy pozwolą na zwiększenie wydajności, lepsze planowanie i zminimalizowanie ryzyka błędów. Wśród uniwersalnych programów, po jakie sięga się szczególnie często, są CRM i ERP.

Słów kilka o systemie CRM

CRM to skrót od angielskiego sformułowania customer relationship management. W tłumaczeniu system CRM jest to oprogramowanie służące do zarządzania relacjami z klientami. Jeśli więc nasza firma bazuje na częstych kontaktach z kontrahentami, a tak jest w większości przedsiębiorstw, takie rozwiązanie jest bardzo przydatne. Znajdziemy w nim wygodne w wykorzystaniu narzędzia i procedury, dzięki którym jakość obsługi będzie na wysokim poziomie, a nasza praca wygodniejsza. Do CRM wpisuje się dane na temat każdego kontrahenta. Są tam podstawowe dane teleadresowe, ale też notatki ze spotkań bądź rozmów telefonicznych, informacje o tym, kiedy się kontaktować z klientem, jakie produkty mogą go zainteresować i wiele innych.

Czym jest system ERP?

System ERP też wiąże się z korzystaniem z bazy danych, ale jest pojęciem znacznie szerszym niż CRM. Sam skrót pochodzi od enterprise resources planning i oznacza planowanie zasobów przedsiębiorstwa. Oprogramowanie pomaga zautomatyzować pracę we wszystkich obszarach działalności, ułatwia wewnętrzną wymianę informacji, usprawnia zarządzanie i kontrolę. System składa się z modułów odpowiadających kolejnym komórkom organizacji. W każdym module wprowadza się dokumenty, pliki i inne informacje, które następnie trafiają do jednej wspólnej bazy danych. Oznacza to, że pracownicy poszczególnych działów mają wgląd do tego, co wprowadzili inni. Przykładowo pracownik zajmujący się produkcją może sprawdzić, kiedy osoby odpowiedzialne za magazyn przewidują dostawę poszczególnych towarów. Systemy ERP znajdują zastosowanie w każdej firmie. W każdej jednak moduły i funkcjonalności będą inne.

A może dwa w jednym?

Zastanawiając się nad tym, czy najpierw zainwestować w ERP, czy CRM, można pomyśleć o obu jednocześnie, a także o tym, by były ze sobą zintegrowane. Jeśli zdecydujemy się na system ERP enova365, to CRM może być jednym z modułów. To wyjątkowo praktyczne połączenie, bo dzięki temu handlowiec nie tylko może przejrzeć notatki, ale także prześledzić historię zamówień danego klienta i to, czy wywiązywał się z płatności. Ponadto wiedząc, co interesuje klienta, jeszcze przed spotkaniem lub rozmową może sprawdzić stany magazynowe. W ten sposób nie tylko dowie się, czy wszystkie produkty są dostępne, ale w razie konieczności może zweryfikować, czy w najbliższym czasie przewidywana jest dostawa.